فناوری RFID این فناوری از جدیدترین جلوه‌های فناوری است که تحولی عظیم در این عرصه بوجود آورده است و ساختار سازمان‌های بسیاری را تغییر داده و خواهد داد. به گونه‌ای که در مدت زمان کوتاهی کاربرد و نفوذی چشم‌گیر در سیستم‌هایی مانند مدیریت کتابخانه و کاربردهای دیگر داشته است و مراکز فرهنگی عظیم جهان به منظور رشد بیشتر و ارتقای بهره‌وری به استفاده از آن همت گمارده‌اند.

نیاز به امنیت بالاتر، انعطاف بیشتر، امکان جستجوی لحظه‌ای، اطلاعات دقیق‌تر و کارایی بالاتر، ایده نسل جدید سیستم‌های مدیریت کتابخانه را ایجاد کرده و فناوری RFID این ایده را به واقعیت تبدیل نموده است.

این سیستم‌ها علاوه بر مقرون به صرفه بودن، هزینه نگهداری بسیار پایینی داشته، نیاز به خط دید مستقیم ندارند و در محیط‌های فرهنگی قابل استفاده هستند. سرمایه‌گذاری اولیه این سیستم‌ها نیز نسبتاً پایین است. همه این مزایا باعث شده‌است که سیستم‌های RFID در مکان‌های مختلف از جمله کتابخانه به سرعت رشد نمایند.

این سیستم می‌تواند در زمینه کنترل ورود و خروج منابع کتابخانه، مدیریت داخلی، حفاظت، سهولت در کار مراجعین و کارمندان تا اتوماسیون تحویل و برگشت کتاب و دیگر موارد را به عهده بگیرد. جمع آوری اطلاعات بموقع و سرعت در کار یکی از ویژگی‌های اساسی این سیستم است.

مزایای RFID
سیستم شناسایی با امواج رادیویی(RFID) کتابخانه‌‌ها را قادر می‌سازد که این تکنولوژی را با سیستم مدیریت منابع کتابخانه‌ای خود تطبیق دهند. در سایه این سیستم مراجعین به کتابخانه از امکان دریافت منابع کتابخانه‌ای به صورت خودکار و جلوگیری از ازدحام در میز امانت، جهت دریافت منابع و مواردی این چنین، بهره بالایی خواهند برد.

پرسنل کتابخانه برای کمک به مراجعین زمان بیشتری داشته و هیچگونه کار زمان بر و تکراری را در ارتباط با تحویل و دریافت کتاب و منابع دیگر را نخواهند داشت. این سیستم دارای یک تجهیزات درون ساختی کنترلی است که نسبت به کوچکترین منابع کتابخانه‌ای که بدون مجوز از کتابخانه خارج گردد حساس است و پرسنل کتابخانه را مطلع می‌نماید.

سیستم امانت دهی خودکار منابع کتابخانه‌ای به مراجعین این امکان را می‌دهد که بدون کمک پرسنل کتابخانه کتاب را دریافت نمایند.  در سیستم RFID یک مجموعه کتاب تا ارتفاع ۲۵ سانت بر روی میز به یک باره قابل خواندن توسط قرائتگر است. این تکنولوژی کمک بسیار شایانی در سرعت تحویل کتاب به مراجعین را داشته که در نتیجه جلب رضایت آنها نیز خواهد بود.

از دیگر مزایای این سیستم اسکن کردن قفسه‌های کتاب با تعداد ده کتاب در هر ثانیه است. با این امکان براحتی می‌توان موجودی کتابخانه را در زمان بسیار کم بدست آورد که بصورت عادی امری بسیار دشوار است. همچنین با قرائتگر دستی می‌توان کتاب‌هایی که احیاناً در قفسه‌های خود نیستند را پیدا کرد. از دیگر مزایای سیستم RFID می‌توان به موارد ذیل اشاره داشت:
کارائی بالا در حفاظت منابع
تحول کیفی کارمندان و ارتقای شغل آنها به جایگاه مدیریت و راهنمائی اعضاء
بالا رفتن بهره‌وری در خدمت‌رسانی کتابخانه
سهولت در فرآیند کنترل موجودی در مخزن و یافتن اسناد گمشده
کاهش زمان لازم برای انجام فرآیند امانت گرفتن، تمدید و برگشت اسناد
حذف کارهای کلیشه‌ای و تکراری از وظایف کارمندان
از میان رفتن صف‌های انتظار در میزهای امانت
ارتقاء کمی و کیفی سرویس‌دهی کتابخانه
بالارفتن میزان رضایت مراجعین (اعضاء)
کاهش هزینه نیروی انسانی
ارائه خدمات بهتر به مشتریان
مدیریت بهتر کتابخانه، عملیات و مشتریان
کنترل منابع در زمان حقیقی
کاهش زمان درعملیات امانت دهی، برگشت کتاب و پیدا کردن منابع با قفسه‌های اشتباه
حفاظت بسیار بالا
امکان گسترش سیستم درآینده بدلیل استاندارد بودن تجهیزات
کم شدن زمان امانت گیری یا برگشت کتاب
افزایش دسترسی به مواد کتابخانه‌ای
خنثی نمودن امانت قبلی بصورت لحظه‌ای
بهره برداری از خدمات بهتر کتابخانه در سایه تکنولوژی جدید
دسترسی به وضعیت اطلاعاتی اعضاء در زمان حقیقی نسبت به امانت گیری منابع

فناوری  Radio Frequency Identification   به معنی شناسائی از طریق امواج رادیوئی است. در این سیستم هر شیء  از یک برچسب الکترونیکی استفاده می‌کند، که می‌تواند اطلاعات مربوط به کالا را در خود ذخیره کرده و همچنین با نزدیک نمودن دستگاه‌های آشکار ساز این اطلاعات را به صورت بیسیم و بدون نیاز به دید مستقیم منتقل نماید.

سه جزء اصلی سیستم RFID، شناسه رادیویی (Tag)، بارکدخوان یا قرائتگر(Reader)، میان‌افزار (Middleware) هستند.

شناسه رادیویی یک ابزار شناسایی است که به شئ مورد شناسایی الصاق می‌شود و قرائتگر ابزاری است که حضور شناسه رادیویی را احساس می‌کند و اطلاعات ذخیره شده در آن را می‌خواند. قرائتگر می‌تواند سیستم دیگری را از حضور شناسه رادیویی با خبر سازد. سخت‌افزاری که معمولاً واسط بین قرائتگر و سیستم کاربردی است، واسط یا میان افزار نامیده می‌شود.

سیستم‌های RFID دارای استانداردهای خاصی بوده و معمولا در دو دسته کلی طبقه بندی می‌شوند:
الف) سیستم‌های Passive
ب) سیستم‌های Active
اجزای سیستم RFID
تگ یا شناسه RFID

تگ در حقیقت همان شناسه الکترونیکی است که اطلاعات کتاب را در داخل خود ذخیره می‌کند و شامل یک تراشه الکترونیکی و یک آنتن رادیویی کوچک است که یک کد و شماره واحد در آن ذخیره شده است و در کنار این کد ثابت معمولاً یک فضای حافظه نیز برای کاربران در نظر گرفته می‌شود. با چسباندن تگ بر روی کتاب در حقیقت آن کتاب خاص دارای یک شناسنامه الکترونیکی می‌گردد.

شناسه های فعال در مقابل شناسه های غیرفعال

شناسه های فعال به آن دسته از شناسه های RFID  گفته می شود که بر روی برد اصلی آنان يک باطری نصب شده باشد. در زمانی که لازم است شناسه RFID ،داده ذخيره شده در خود را، برای داده خوان ارسال نمايد، از این منبع برای کسب توان لازم جهت انتقال داده استفاده می گردد (مشابه نقش باطری موجود در تلفن های همراه). بدين دليل، شناسه های فعال قادر به برقراری ارتباط با داده خوان هايی هستند که دارای قدرت کمتر باشند و می‌توانند اطلاعات را تا محدوده بيشتری نیز ارسال نمایند (به عنوان مثال ده ها متر). علاوه بر این، شناسه های فعال عموما" دارای حافظه های زیادی نیز هستند (به عنوان مثال تا 128 کيلوبایت).

شناسه های فعال در مقام مقايسه نسبت به شناسه های غیرفعال بزرگتر بوده و از پيچيدگی بيشتری نیز برخوردارند. همین موضوع باعث شده است که هزينه توليد آنان بالا باشد. عمر مفيد باطری موجود در شناسه های فعال، دو تا هفت سال پيش بينی می گردد.

شناسه های غيرفعال، دارای منبع تغذيه ای بر روی برد نیستند و قدرت خود برای ارسال داده را از سيگنال ارسالی داده خوان می گيرند. اين وضعيت باعث می شود که اندازه شناسه ها کوچک تر شده و هزينه های توليد نيز کاهش يابد. علاوه بر این، شناسه های غيرفعال محدوده کمتری را نسبت به شناسه های فعال پوشش می دهند (به عنوان مثال چندین متر). با توجه به این که شناسه های غيرفعال توان لازم جهت ارسال داده را از داده خوان خود می گيرند، این نوع داده خوان ها لازم است دارای توان مناسبی باشند. شناسه های غيرفعال دارای حافظه بمراتب کمتری نسبت به شناسه های فعال هستند (در حد چندین کیلو بایت).

برخی از شناسه های غيرفعال، ممکن است دارای باطری از قبل تعبیه شده ای بر روی برد اصلی خود باشند که از آن برای کمک در ارسال سيگنال های راديويی استفاده نمی گردد و کاربرد آن صرفا" فعال کردن مدارات الکترونيکی بر روی برد است. به این نوع شناسه ها نیمه فعال نیز گفته می شود.

شناسه های هوشمند ( با قابلیت خواندن و نوشتن ) در مقابل شناسه های فقط خواندنی

یکی دیگر از تفاوت های مهم بین شناسه های بکارگرفته شده در سيستم های RFID ، نوع حافظه استفاده شده در آنان است. از دو نوع حافظه فقط خواندنی (RO ) و خواندنی / نوشتنی (RW ) در شناسه های RFID استفاده می گردد.

حافظه فقط خواندنی
حافظه ای است که فقط امکان خواندن اطلاعات از آن وجود دارد و نمی توان اطلاعات موجود در آن را تغيير داد. شناسه هايی از این نوع همانند کدهای ميله ای می باشند که فقط یک مرتبه برنامه ريزی می گردند (توسط یک توليد کننده). این نوع شناسه ها معمولا" با حجم اندکی داده نظیر شماره سریال و یا شماره قطعه که به صورت ثابت می باشند، برنامه ريزی می گردند و می توان آنان را به سادگی با سيستم های موجود کد ميله ای تلفيق کرد.

شناسه هايی از نوع RW
به آنان شناسه های هوشمند نیز گفته می شود، از انعطاف بالائی برخوردار هستند. در این نوع شناسه ها امکان ذخيره حجم بالائی از اطلاعات وجود دارد. شناسه های فوق از حافظه هايی با قابلیت آدرس دهی استفاده می نمایند که می توان به سادگی با آدرس دهی مناسب، محتويات موجود در هر مکان حافظه را تغيير داد. اطلاعات موجود در شناسه های RW را می توان به دفعات پاک و مجددا" نوشت (هزاران مرتبه ). همانند نوشتن و پاک کردن اطلاعات بر روی یک فلاپی ديسک.

با توجه به ويژگی مهم این گونه شناسه ها، می توان آنان را به منزله بانک های اطلاعاتی سیار در نظر گرفت که اطلاعات پويا و مهمی توسط آنان حمل می گردد (بر خلاف وضعيتی که داده ها بطور متمرکز بر روی کنترل کنننده ذخیره شده است). با توجه به کاهش هزينه تولید این گونه شناسه ها در ساليان اخير و کاربرد گسترده آنان، استفاده از سیستم های RFID همچنان روندی رو به رشد را با سرعت بالا طی می نماید.
علاوه بر دو نوع حافظه اشاره شده، گونه های ديگری از حافظه ها در شناسه های RFID استفاده می گردد.

حافظه هايی با ويژگی يک مرتبه نوشتن و چندين مرتبه خواندن ( (WORM)write-once-read-many ):   این نوع حافظه ها همانند حافظه های فقط خواندنی هستند که با حجم اندکی از اطلاعات ثابت برنامه ریزی می شوند و امکان تغيير اطلاعات موجود برای يک مرتبه در اختيار کاربر گذاشته می شود. مثل سی دی رام ها. از این نوع حافظه ها می توان در خطوط مونتاژ و برای ثبت تاریخ و یا مکان توليد (پس از تکميل فرآیند توليد) استفاده کرد.

استفاده همزمان از دو نوع حافظه فقط خواندنی و خواندنی / نوشتنی: برخی از شناسه های RFID با توجه به نوع کاربری ممکن است از دو نوع حافظه فقط خواندنی و خواندنی / نوشتنی بطور همزمان استفاده نمایند که هر یک دارای جایگاه مختص به خود می باشند.

اندازه و شکل شناسه ها

شناسه های RFID می توانند در ابعاد و اشکال مختلف ارائه شوند. با توجه به این که تراشه و آنتن بکارگرفته شده در یک شناسهRFID بسیار کوچک ساخته می شود، امکان استفاده از شناسه های RFID به هر شکل و اندازه ای وجود خواهد داشت .

اندازه و شکل يک شناسه RFID به نوع کاربری آن خواهد داشت. برخی از شناسه ها می بايست بگونه ای ساخته شوند که در مقابل عواملی نظیر حرارت بالا، رطوبت و مواد شيميايی مقاوم باشند. برخی دیگر می بايست بگونه ای ساخته شوند که ارزان قیمت و مصرفی باشند نظیر برچسب های هوشمند. برچسب های هوشمند صرفا یک نمونه از شناسه های هوشمند هستند.

ملاحظات بسیاری در انتخاب شناسه‎‌ها وجود دارد که شامل موارد زیر است:
محدوده‌قرائت مورد نیاز
شکل بدنه شناسه‌ها
انتخاب استاندارد؛ چه استانداردی برای ارتباط با شناسه‎ انتخاب شود.
قابلیت نوشتن؛ بعضی از شناسه‌ها قابلیت نوشتن با داده‌های جدید را دارند.
پشتیبانی استانداردهای مختلف؛ یک شناسه‎ می‌تواند یک یا چند استاندارد را پشتیبانی نماید.



قرائتگر (Reader)
وظیفه قرائتگر ارسال امواج رادیویی و دریافت اطلاعات برگشتی آن پس از برخورد با شناسه و دریافت اطلاعات آن است. قرائتگرها معمولا بصورت ثابت و یا قابل حمل استفاده می‌شوند. قرائتگر (Reader) برای شناسایی حضور Tag به کار می‌رود. قرائتگر، اطلاعات را به صورت امواج رادیویی و به وسیله آنتن به شناسه می‌فرستد یا از آن می‌گیرد و ممکن است چندین آنتن برای ارسال یا دریافت امواج رادیویی داشته باشد. آنتن یک شناسه‎ نزدیک به کدخوان، این امواج را دریافت می‌کند و شناسه‎ این انرژی را به انرژی الکتریکی تبدیل کرده و این انرژی برای تغذیه‌تراشه‌های کوچک محتوی شناسه کافی است.

انتخاب قرائتگر به نوع شناسه مورد استفاده بستگی دارد. بعضی از قرائتگرها تنها یک نوع خاص از شناسه‎‌ها را قرائت می‌کنند. قرائت کننده‌های مورد استفاده در کتابخانه به دو صورت ثابت و دستی هستند. قرائت کننده‌های ثابت در داخل میزهای تحویل کتاب نصب می‌گردند و یا به عنوان کنترل کننده در گیت ورود و خروج مورد استفاده قرار می‌گیرند و قرائت کننده‌‌‌های دستی برای اخذ موجودی و یا پیدا کردن کتاب‌ها در قفسه‌ها بکار می‌روند.

بر خلاف بارکد، تگ‌ها می‌توانند از طرق زیر قرائت شوند:
جلد کتاب
میز تحویل کتاب بدون هیچگونه مواجه مستقیم با قرائت کننده در حال حرکت
تعداد زیاد بطور همزمان
با فاصله از آنتن تا حدود چند سانتی‌متر
در هر جهت که نسبت به آنتن و قرائت کننده قرار گرفته باشند.
سیستم مدیریت هوشمند کتابخانه با استفاده از فناوری RFID

این سیستم شامل قسمت‌های مختلفی به شرح زیر است:
تگ دار کردن منابع کتابخانه‌ای (Tagging)
چسباندن تگ به کتاب‌ها اعم از جدید یا کتاب‌هایی که قبلاً بر چسب بارکد داشته‌اند روشی بسیار سهل است، چرا که تگ‌ها به صورت برچسبی بوده و نصب آنها بر روی کتاب‌ها بسیار ساده است. در کتابخانه‌هایی که به سیستم RFID مجهز می‌شوند، باید تمامی اطلاعات بعد از خواندن شناسه و وارد کردن اطلاعات کتاب در بانک اطلاعاتی ثبت شود. در سیستم‌های که مجهز به بارکد هستند می‌توان از همان بانک اطلاعاتی استفاده نمود و فقط شناسه مورد نظر را با اطلاعات همسان نمود.

میز امانت خودکار (Self check in/out)
میز امانت خودکار (Self check in/out) تحویل چند گانه منابع کتابخانه‌ای مانند کتاب ، فیلم ، نوار و … از طریق ایستگاه خودکار امانت دهی یا جایگاه خدمات مشتریان، از مزایای مهم این سیستم است. نحوه کار با این ایستگاه‌ها بسیار ساده بوده و مشتریان با مطالعه دستورالعمل که در کنار آن نصب گردیده سریعاً می توانند با عملکرد آن آشنا گردند.
این کیوسک که ساختاری مشابه کیوسک‌های اطلاع رسانی دارد رابط کاربری آن به صورت صفحه نمایش لمسی بوده و به دلیل صورت ساده نرم افزار ارتباط با آن بسیار آسان است.
بر روی کیوسک  Check Out یک قرائتگر رومیزی قراردارد که فرد پس از انتخاب کتاب‌های خود از مخزن، آنها را بر روی قرائتگر فوق قرار می‌دهد تا ضمن شناسایی وارد سیستم شود. در قسمت دیگر کارتخوان قرار دارد که فرد کارت عضویت را بر روی آن قرار داده تا هم اجازه استفاده از سیستم را پیدا کند و هم اطلاعات کتاب و تاریخ امانت‌گیری بر روی آن ثبت شود. البته امکان استفاده از اسکنر اثر انگشت نیز پیش بینی شده است که بنا به در خواست مشتری این امر صورت می‌گیرد که در این صورت امنیت سیستم بیشتر می شود. در قسمت کناری میز چاپگری تعبیه شده که قبض رسید را به فرد ارائه می‌دهد.
روش کار به این صورت است که فرد پس از انتخاب کتاب آن را برروی سینی قرائتگر قرارداده و کارت عضویت را بر روی قسمت کارتخوان می‌گذارد. سپس از طریق صفحه لمسی و منوی مربوط به امانت‌گیری، عملکرد خود را تأیید می‌کند. حال مشخصات فرد، مشخصات کتاب و تاریخ درDatabase  سیستم ثبت شده و همزمان بر روی کارت فرد ذخیره می‌شود. از آنجا که قرائتگر ثابتی به عنوان گیت محافظتی در روبروی درب ورود و خروج قراردارد سیستم مشخصات کتاب امانت گرفته شده را به این قرائتگر ارائه می‌کند تا در هنگام عبور آن را به عنوان خروج غیر‌مجاز اعلام نکند.

گیت حفاظتی
همانطور که قبلاً ذکر شد این گیت از قرائتگرهای ثابتی تشکیل شده که فضایی عبوری به عرض ۵/۱ متر را برای عبور افراد تشکیل می‌دهد. این گیت می‌تواند تمامی تگ‌های عبوری از آن را تشخیص داده و در صورتی که اجازه خروج صادر نشده باشد با دادن آلارم پرسنل را مطلع نماید. همچنین قابلیت اتصال به سیستم تصویربرداری را داشته تا زمان‌های تعریف شده اقدام به ضبط تصاویر نماید. این گیت همچنین قابلیت شمارش افراد ورودی و خروجی را دارد و می تواند در هر زمان آماری نسبتاً دقیق را به سیستم ارائه دهد.

مدیریت قفسه‌ها (shelf management)
مدیریت کتابخانه می‌تواند از دو نوع تفکیک اتوماتیک یا دستی برای منابع خود استفاده کند. تفکیک اتوماتیک بر مبنای اطلاعات بانک اطلاعاتی کتابخانه یا از اطلاعات دریافت شده از تگ‌های RFID و تفکیک دستی با استفاده از قرائت کننده‌های دستی(hand held)  است.
با داشتن قرائت کننده دستی عملیات شلف خوانی کتابخانه با سهولت بیشتری انجام می‌پذیرد. همچنین با استفاده از این دستگاه می‌توان کلیه منابعی که در جایگاه خود نیستند را پیدا کرد. علاوه بر این، با برنامه ریزی از طریق سیستم نرم‌افزاری می‌توان مشخص کرد قرائت کننده فقط به دنبال اقلام مشخص باشد. لذا پس از رسیدن به آن منابع، آنها را قرائت کرده و اپراتور را مطلع می‌کند.
بطور کلی، سیستم مدیریت قفسه‌ها، شناسایی و جای دادن منابع کتابخانه‌ای را به سهولت انجام داده و کار را برای کارکنان کتابخانه ساده می‌نماید. این سیستم برای انجام ۳ عملکرد اصلی جستجو برای منابع مشخص، موجودی گیری از کل کتابخانه، جستجو برای منابع با قفسه‌های اشتباه طراحی شده است.
مزیت‌های اصلی سیستم:
سهولت در موجودی گیری، بدون جابجایی منابع
عدم مزاحمت برای کاربران در امر موجودی گیری
کاهش خطای انسانی در هنگام موجودی گیری
پیدا نمودن فوری منابع جابجا شده از قفسه‌ها
توانایی در فعال یا غیر فعال کردن تگ‌های مجموعه منابع بسهولت و در کمترین زمان
 
کارت هوشمند RFID
برای امانت گرفتن منابع کتابخانه‌ای، کاربر کارت عضویت را به کتابدار تحویل داده و کتابدار در برنامه کتابخانه قسمت امانت دهی را انتخاب کرده و کارت وی را اسکن می‌نماید. سپس منابعی که توسط کاربر انتخاب شده بر روی صفحه قرائتگر مقابل جایگاه قرار داده می‌شود. جایگاه، کلیه تگ‌های موجود را شناسایی کرده و آنرا برای سرور مدیریت ارسال می‌دارد. بعد از تأیید عملیات توسط کتابدار، سیستم وضعیت حفاظتی منابع را غیر فعال کرده و اجازه خروج آنها را صادر می‌کند و در همین زمان رسید مدرک چاپ می‌گردد. در این رسید زمان و تاریخ امانت و تاریخ برگشت منابع ثبت شده است.