پورتال بعنوان درگاه واحد خدمات رسانی در مجموعه های مختلف دارای ساختارهای متفاوتی می باشد. هر مجموعه بر اساس نیاز کاربران خود می بایست درگاه خدمات رسانی خود را طراحی و در اختیار استفاده کنندگان قرار دهد. امروزه اکثریت مردم با وب سایتها و پورتال ها آشنا هستند و این واژگان دیگر واژگان غریبی نیست. در اکثر موارد هر شخص که دنبال اطلاعاتی خاصی در رابطه با یک مجموعه باشد اولین درگاهی اطلاعاتی که به ذهنش خطور می کند پورتال آن مجموعه است. پس می توان گفت وجود یک پورتال کارآمد می تواند نماد هویتی یک مجموعه باشد.
سالها از اولین باری که واژه پورتال در جهان مطرح شد می گذرد. گذر زمان تغییرات زیادی را در این واژه بوجود آورده است. دیگر پورتال فقط صرفا یک واژه نیست و می تواند هویتی برای هر مجموعه باشد. اما باید دقت کنیم که مهمترین دلیل پیاده سازی پورتال در مجموعه ها خدمت رسانی به کاربران است . بخشی که در خیلی از مجموعه ها نادیده گرفته می شود و فقط به داشتن واژه پورتال بسنده می شود.
سالهاست واژه پورتال در کشور در محیط های کاری و غیر کاری به گوشمان میرسد و هر شخصی با نگاه خود به این واژه نگاه می کند. اما آیا واژه پورتال توسط کتابداران با نگاه کتابدارانه نگاه می شود؟ و آیا به نیازهای کاربران در این واژه اهمیت داده می شود؟
واقعیت این است که کتابداران نگرش و نیازهای کاربران را درک می کنند . اما نمی دانند به کجا و چه کسی باید انتقال بدهند. چراکه در اکثر سازمانها و دانشگاه هاهیچ چارچوبی برای انتقال و مدیریت اطلاعات وجود ندارد. به همین خاطر وقتی صحبت از واژه پورتال می شود تمام نگاه ها به سمت کارشناسان کامپیوتر معطوف می شود. دلیل اصلی آن هم ساختار فنی پورتال ها می باشد. اما آیا این کارشناسان می توانند به خودی خود تمام نیازهای یک مجموعه دانشگاهی یا سازمانی را شناسایی و پوشش دهند ؟ آیا این کارشناسان می توانند معماری اطلاعات، چیدمان صفحات، توجه به نیازهای کاربران و صدها مورد دیگر را در نظر بگیرند؟
مطمئنا جواب این سوال خیر است. چرا که بهترین افرادی که می توانند درک درست و صحیحی از نیازهای کاربران و محققین داشته باشند کتابداران می باشند. اصل کتابداری بر اساس ارائه خدمات به مخاطبان می باشد. تمامی تلاشهایی که کتابداران انجام می دهند در جهت مطلوب تر کردن دسترسی محققان و پژوهشگران به اطلاعات می باشد. اما متاسفانه این نگرش در بین مدیران و تصمیم گیران سازمانها و دانشگاه ها وجود ندارد. به همین خاطر ما با پورتالهایی صرفا با نگرش متخصصان کامپیوتر روبرو هستیم که بدلیل نوع ذهنیت این کارشناسان با پورتالهایی پیچیده و ناکارامد روبرو می باشیم.
اما در این میان سازمانها و دانشگاه هایی هستند که بعلت اهمیت مخاطبانشان، از تمامی گروه های ارائه دهنده خدمات در جهت پیاده سازی پورتال استفاده می کنند. امروزه پورتال ها دیگر بصورت عام استفاده نمی شوند و نیاز است که مجموعه ها از پورتال های تخصصی جهت خدمت رسانی استفاده نمایند. یکی از ویژگی های منحصر به فرد پورتال ها وجود درگاه های ارتباطی با سایر سیستم های نرم افزاری می باشد. به همین خاطر مجموعه ها دیگر به راحتی می توانند با خیالی آسوده پورتال تخصصی خود را از شرکتهای نرم افزاری تهیه و به سایر سیستم های خود متصل نمایند. البته این مسئله رعایت استانداردهای تبادل اطلاعات از سوی تمامی سیستم های موجود را می طلبد.
در حال حاضر موسسه آرموک، با استفاده از کارشناسان حوزه کتابداری و فناوری اطلاعات، اقدام به طراحی پورتالهای تخصصی برای کتابخانه ها در سطح کشور نموده است. پورتالهای طراحی شده توسط این موسسه با در نظر گرفتن نیازهای موجود در کتابخانه ها اجرا و پیاده سازی می گردد. به همین خاطر میزان رضایت کاربران از خدمات ارائه شده از سوی آرموک نشان از در نظر گرفتن نیازهای هر مجموعه دارد.
